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Nota fiscal eletrônica: aprenda como cancelar com passo a passo

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mulher mexendo no computador com um caderno de um lado e uma caneca do outro
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Imagine a seguinte situação: você emite uma nota fiscal para o seu cliente ou fornecedor e só na hora de enviá-la percebe um erro. Isso é mais comum do que se imagina e muitos empreendedores ficam se perguntando: essa nota fiscal, como cancelar?

Sim, é possível cancelar o documento emitido com algum tipo de informação errada. Mas para isso, é preciso saber como é o processo correto para evitar mais dores de cabeça.

Além disso, não é por qualquer motivo que você pode solicitar o cancelamento de uma NF, como também é conhecido o documento. 

Vale lembrar, ainda, que toda pessoa jurídica ou autônoma é obrigada a emitir nota fiscal quando realiza um serviço ou vende algum produto para outra pessoa jurídica. Não é necessário a emissão em caso de pessoa física.

Nota fiscal como cancelar: descubra quais são os motivos

Existem diversos motivos que podem fazer com que uma nota fiscal seja cancelada, mas é importante ressaltar que não é porque existe a possibilidade que você poderá estar sempre realizando o processo de cancelamento.

Além disso, é recomendado que o cancelamento de uma nota fiscal só seja realizado em último caso ou quando a legislação exigir isso do empreendedor. Por isso, ao emitir o documento tenha bastante atenção.

É possível cancelar uma NF em caso de algum dado errado

Mas afinal, quais são os principais erros que podem fazer a nota fiscal ser cancelada? Confira abaixo!

  • Erro de digitação de informações;
  • Cálculos errado dos valores;
  • Cliente com informações desatualizadas;
  • Desistência do negócio.

Passo a passo para cancelar uma nota fiscal

Se você deseja saber como é o processo de cancelamento de uma NF para caso tenha a necessidade em algum momento, confira o passo a passo abaixo!

1º passo: antes de mais nada você deverá acessar o portal da Secretaria Estadual de Fazenda (Sefaz) do seu estado e realizar o seu login. Ele é o mesmo que você realiza a emissão da nota fiscal;

2º passo: agora você deverá acessar a nota fiscal avulsa que deseja realizar o cancelamento. É comum que tenha a opção “Cancelamento”, ao clicar nesta opção o sistema pedirá que você insira o número da NF ou a chave de acesso;

3º passo: depois disso, será preciso informar uma justificativa para que o documento seja cancelado;

4º passo: agora basta que você confirme a solicitação de cancelamento da nota fiscal. Caso o Sefaz não identifique nenhum tipo de restrição no seu pedido, o documento terá o status de cancelado no sistema. 

Quando uma nota fiscal não pode ser cancelada?

É possível, sim, cancelar o documento emitido irregularmente. Mas, quais são todos os casos? Caso contrário, quando a nota fiscal não poderá ser cancelada?

Primeiro, você precisa saber se já houve qualquer circulação da mercadoria. Nesse caso, a nota fiscal somente poderá ser cancelada se o produto ou serviço não foi enviado ou executado.

Basta você realizar o passo a passo acima e ver se o erro que você cometeu vale para realizar o cancelamento. Bom, resumidamente, se a NFE foi emitida junto à Sefaz, mas não houve trânsito da mercadoria, ela pode ser cancelada, caso contrário, será mais complicado.

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Além disso, outro impeditivo será o prazo. Você precisa conferir qual é o prazo da Sefaz do seu estado para o cancelamento de uma nota fiscal eletrônica. Em cada região há um prazo diferente.

Como cancelar nota fiscal com mercadoria em trânsito?

Caso a nota fiscal eletrônica da mercadoria já esteja em trânsito, não necessariamente ela não pode ser cancelada. Mas, o processo será outro e mais burocrático.

A empresa ou o empreendedor terá que realizar uma emissão de nota fiscal de devolução de mercadoria, ainda que esteja dentro do prazo do cancelamento.

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Isso mesmo, mesmo que você tenha sido ágil no processo e não tenha atingido o prazo do seu estado. Se houve trânsito de mercadoria, será preciso emitir uma NF de devolução.

Como cancelar nota fora do prazo?

Outra situação é ter que cancelar uma nota que já expirou o prazo de cancelamento – mesmo que não tenha trânsito de mercadoria. Para isso, o empreendedor ou a empresa terá que emitir uma nota fiscal de estorno ou de ajuste. 

É importante dizer que, com este processo, de emissão da NFE de estorno ou ajuste, você realiza a anulação do imposto que pagaria pela emissão da nota fiscal original. 

Gostou do artigo? Então saiba agora como emitir e consultar uma nota fiscal eletrônica pelo CPF

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Jornalista de profissão e apaixonado por Marketing Digital. Já foi redator de jornal impresso, atualmente escrevo para o digital e tenho sede por empreender. Escrever é a minha maior paixão e quando não estou digitando estou pensando em digitar. Carioca, vascaíno e apaixonado por memes.

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