Como emitir uma declaração de quitação anual de débitos? Veja!

Você sabia que tem direito a uma declaração anual de quitação de débito das empresas prestadoras de serviço? Esse tipo de documento dispensa as notas fiscais que se acumulam ao longo dos meses e torna a vida do brasileiro mais prática. 

É comum, após realizarmos alguma compra, mantermos a nota fiscal guardada e esse hábito está correto. Recomenda-se que esse tipo de documento seja mantido por, pelo menos, cinco anos em alguns casos. 

No entanto, ao contratar determinados tipos de serviços, a declaração anual pode ser o melhor caminho. Estamos falando daqueles serviços que são recorrentes, mensais, como escola, condomínio, plano de saúde, boletos de contas fixas etc. 

Muitos brasileiros (talvez a maioria) ainda não tem conhecimento da existência desse tipo de documento. Mas ele foi instituído pela Lei nº 12.007/ 2009, e é uma obrigação de várias empresas prestadoras de serviços.

Quer saber mais a respeito e como obter a sua declaração anual para se livrar das notas fiscais? Então continue lendo este artigo!

O que é uma declaração de quitação anual de débitos?

A Declaração Anual de Quitação de Débitos é exatamente o que o nome sugere: um comprovante de pagamento anual. Ele é emitido pelas empresas prestadoras de serviços e serve para substituir as notas fiscais mensais. 

Ou seja, com essa declaração em mãos, o cliente consegue comprovar que não possui débitos em aberto com a empresa emissora naquele ano. Significa que ele pagou todas as prestações/parcelas/boletos no ano corrente.

Este tipo de documento é emitido com base nas informações apuradas no ano anterior. Por exemplo, se o consumidor pagou os 12 boletos de um determinado serviço em 2022, no ano seguinte tem direito a obter a declaração anual para substituir todos os outros 12 comprovantes.

Além do preço pago pelo serviço e dos dados da empresa e do cliente, a declaração deve conter a informação de que ela comprova o cumprimento das obrigações do consumidor. Inclusive, deve atestar claramente que ela substitui os comprovantes mensais do ano a que se refere.

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Quais empresas emitem esta declaração?

É importante ressaltar que a Declaração Anual de Quitação de Débitos é emitida por empresas prestadoras de serviços. Ou seja, em caso de compra de produtos esse documento não existe. 

Agora, se é o caso de um serviço contratado, são obrigadas a emitir a declaração: todas as pessoas jurídicas prestadoras de serviços públicos ou privados. Não existe nenhum tipo de distinção de acordo com o porte da empresa.

Portanto, basicamente qualquer prestadora de serviços. Seja ela uma pequena, média ou grande prestadora, é obrigada a emitir e encaminhar a declaração ao consumidor. 

Exemplos de empresas que se enquadram neste perfil:

• Concessionárias de energia elétrica
• Operadoras de planos de saúde
• Empresas de telefonia e internet
• Escolas e instituições de ensino
• Financeiras
• Administradoras de condomínio etc

Mesmo se o consumidor não usufruir dos serviços durante os 12 meses (do ano ao qual a declaração se refere), ainda assim ele tem o direito de obter o documento. Neste caso, a declaração atesta somente a quitação dos meses utilizados e sem débitos pendentes.

Como emitir declaração de quitação anual de débitos?

A declaração de quitação anual de débitos é uma obrigação automática das empresas prestadoras de serviço. Portanto, o consumidor não precisa solicitá-la e deve recebê-la até o mês de maio, junto com a fatura do mês. 

Embora possa ser enviada até o quinto mês do ano, a declaração sempre compreenderá os meses de janeiro a dezembro do ano anterior. Por exemplo: até maio de 2023, os consumidores recebem a declaração anual de janeiro a dezembro de 2022.

Mas vale destacar que a declaração pode ser encaminhada antes, já no mês subsequente à completa quitação dos débitos do ano anterior ou dos anos anteriores. Ou seja, em janeiro.

O documento pode ser emitido no espaço da própria fatura. Não necessariamente será enviado à parte, mas tendo a mesma validade se estiver inserido na fatura de algum outro mês.

Para quem quer se livrar das notas mensais, é recomendável mantê-las por pelo menos um ano, até receber a declaração anual. Ao receber o comprovante, verifique se todas as informações estão corretas e, só então, descarte as outras notas.

Assim como os comprovantes mensais, a declaração anual deve ser mantida por cinco anos, no mínimo.

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