Reduzir custos na empresa com o uso da tecnologia é um assunto que ganhou ainda mais força no país após o crescimento das novas ferramentas de inteligência artificial que surgiram nos últimos meses. Porém, otimizar gastos empresariais, principalmente com ajuda da tecnologia, é uma medida adotada por companhias no mundo inteiro. Afinal, qual empresário não quer ter o máximo de lucro? Você sabe como enxugar seu orçamento?
Em um artigo da Harvard Business Review, foram sugeridas algumas opções a empresários que precisam realizar cortes imediatamente em suas organizações. Quanto à questão de iniciar a busca por economias administrativas, eles sugerem dois pontos principais.
O primeiro deles é não contar com a ideia de que uma única opção vai radicalmente mudar toda a estrutura de custos da sua empresa ou departamento, ou resolver o seu problema em uma única tacada. Os autores do artigo apontam ainda que, se tal ideia existisse, teria tantos riscos que a empresa não estaria disposta a implementá-la. Em vez disso, eles sugerem adotar uma combinação de 10 ou mais ações para chegar ao seu objetivo.
O segundo ponto é a busca por economias na empresa. Nesse, o grau de ruptura organizacional causado pelas reduções será proporcional ao grau de cortes que você fizer. As reduções que você busca devem ser adaptadas aos objetivos de economizar.
Como reduzir custos na empresa que são fixos
Reduzir custos em uma empresa é uma preocupação constante para gestores e empreendedores, especialmente em um cenário competitivo como o atual. Ainda de acordo com o artigo da Harvard Business Review (HBR), estratégias eficazes de corte de gastos podem gerar impactos significativos na saúde financeira do negócio. Seguindo algumas orientações, é possível alcançar economias expressivas nos custos fixos da empresa.
Uma abordagem sugerida pelos autores da HBR aponta algumas mudanças relacionadas ao percentual de corte. Segundo os autores, mudanças com o mínimo de impacto em outros departamentos pode permitir uma redução de 10% nos custos. Para alcançar economias mais substanciais, é necessário realizar uma reorganização das atividades.
Este redesenho de atividades geralmente elimina as tarefas de menor valor, com impacto moderado em outros setores, e podem ajudar a cortar gastos em cerca de 20%. Caso seja necessário efetuar cortes mais profundos, na casa dos 30% ou mais, é fundamental considerar a eliminação de programas e a integração entre departamentos. No entanto, é importante ter cautela, pois essa abordagem pode levar a uma ruptura organizacional maior, exigindo um planejamento detalhado para minimizar possíveis danos.
Para manter a competitividade em um mundo empresarial, como o de hoje exige, demanda o uso das tecnologias da informação para ter agilidade e rapidez nos processos. Além de reduzir custos nas empresas, eventualmente.
A Accenture desenvolveu um estudo que identifica e explora quatro ondas de redução de custos para ajudar a reduzir custos na empresa. Enquanto reduz o gasto, se beneficiam do que a tecnologia pode entregar ao negócio.
Segundo a Accenture, geralmente a redução de gastos começa com a TI. Isso costuma ser visto como uma gasto significativo. Porém, deve ao mesmo tempo, entregar uma tecnologia que irá transformar como o negócio é operado.
Diante desse paradoxo os empresários encontram um grande desafio. Como reduzir custos na empresa com a tecnologia, se é ela quem vai “mudar” a forma que o negócio é feito?
Ideias inovadoras para reduzir custos nas empresas
Vamos ver o que diz o estudo da Accenture, “IT Cost Reduction: Using new technologies to reduce costs and gain agility”. (Redução de Custo em TI: usando novas tecnologias para reduzir custos e ganhar agilidade – em tradução livre).
Um ponto a ser destacado a partir da publicação é para os CIOs (Chief Information Officers) que buscam reduzir os gastos nas operações e aumentar a flexibilidade. “Estratégias que exploram novas tecnologias podem ajudar a gerenciar as condições de mudança ao ganhar maiores eficiências”.
“Ao mudar o foco de ganhos imediatos de curto prazo para esforços coordenados de longo prazo, a TI pode posicionar melhor a companhia para o futuro”. A Accenture identificou quatro ondas de redução de custos com a ajuda da TI, que você aprende a seguir.
Primeira: minimizar as despesas
Envolve explorar de imediato oportunidades de corte de gastos e minimizar as despesas com TI. Os CIOs geram economias significantes e imediatas com a priorização de despesas em projetos, as despesas em revisão de licenças e aquisições, redução de custos de fornecedor com renegociação de acordos de serviços, entre outros.
Segunda: otimização para eficiência
Otimizar a TI para eficiência para criar oportunidades. O foco aqui é alcançar um controle maior e alinhamento através de melhor gerenciamento de fornecimento e demanda. As iniciativas dessa onda incluem permitir que a TI faça mais com menos. Isso será feito virtualizando, consolidando, centralizando e padronizando servidores, bano de dados e aplicações, por exemplo.
Terceira: Rearquitetar para ficar à prova do futuro
Inclui planejar antecipadamente prevendo os desafios que o negócio provavelmente vai encarar no futuro. Para alcançar a flexibilidade e agilidade, a simplificação da arquitetura do negócio é necessária.
Quarta: Gerar valor de negócio habilitado pela TI
Nessa quarta onda, o objetivo é que, através de uma linha de crescimento da TI, os custos de vendas, gerais e administrativos sejam reduzidos. A união entre a TI e os negócios permite o aumento de flexibilidade.
A Accenture conclui dizendo que se os CIOs implementarem as três primeiras ondas de redução de custos em paralelo, podem tornar a operação de TI mais eficiente. Enquanto isso, geram benefícios adicionais para o negócio.
Inteligência Artificial na redução de custos
Uma das principais tendências tecnológicas que pode impulsionar ainda mais a redução de custos nas empresas é a utilização da Inteligência Artificial (IA). Essa poderosa ferramenta pode ser aplicada em diversas áreas e processos da empresa, automatizando tarefas, melhorando a eficiência operacional e fornecendo insights valiosos para a tomada de decisões estratégicas.
Por exemplo, na área de atendimento ao cliente, chatbots e assistentes virtuais baseados em Inteligência Artificial podem lidar com consultas simples, reduzindo a necessidade de recursos humanos para tarefas repetitivas. Além disso, algoritmos de IA podem analisar grandes volumes de dados para identificar padrões e oportunidades de otimização, auxiliando na gestão de estoque e fornecimento.
Outro exemplo, é o uso de IA na análise de dados financeiros e contábeis, que pode identificar irregularidades e oportunidades de economia nos processos financeiros da empresa. Além disso, algoritmos de aprendizado de máquina podem ser empregados para aprimorar a eficiência da cadeia de suprimentos, otimizando rotas de entrega e minimizando desperdícios.
A implementação da Inteligência Artificial, no entanto, exige um planejamento cuidadoso e investimentos em infraestrutura tecnológica e treinamento. Contudo, os benefícios a longo prazo podem ser significativos, não apenas na redução de custos, mas também na melhoria geral do desempenho e na capacidade de resposta da empresa às mudanças do mercado.
A redução de custos na empresa de forma geral, requer uma abordagem estratégica e integrada, que explore tanto as oportunidades tradicionais de corte de gastos quanto o potencial das tecnologias da informação, especialmente a Inteligência Artificial. Ao implementar as quatro ondas de redução de custos propostas pela Accenture e considerar o uso inteligente da tecnologia, os gestores podem posicionar suas empresas de forma competitiva no mercado atual e prepará-las para o futuro.
