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Administração do tempo no trabalho: confira 10 dicas práticas

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Administração do tempo no trabalho é um dos diferenciais que podem levar um empreendedor ao sucesso. É preciso utilizar o tempo a seu favor e crescer profissionalmente com isso.

O maior problema é que muitas empresas não conhecem (ou não utilizam) as boas práticas da administração do tempo para auxiliar seus colaboradores nesse processo. Dessa forma, acabam prejudicando o rendimento da equipe e tornando pequenas tarefas mais complicadas do que realmente são.

7 dicas práticas de administração do tempo

Quer saber como administrar melhor o seu tempo? Então confira algumas dicas práticas e que já podem ser aplicadas por você agora mesmo!

1) Planejamento

A primeira dica para aproveitar melhor o tempo no trabalho é se planejar.

Independentemente da atividade que realize, ou importância da função executada na empresa, é indispensável planejar suas ações com boa antecedência para estar preparado quando chegar o momento de executá-las. Defina prazos para as tarefas e trabalhe dentro deste planejamento.

2) Agenda

Você pode ter uma agenda para organizar as tarefas com mais clareza. É importante que tal agenda priorize as tarefas mais importantes conforme as exigências do trabalho, ou seja, aquilo que é mais urgente deve ser priorizado. Uma boa dica é no final do dia, revisar e montar a agenda do dia seguinte. Assim, logo que chegar ao trabalho, tudo estará organizado.

3) Defina prioridades

Como vimos, é fundamental definir prioridades em sua rotina de trabalho. Converse com colegas do setor, com diretores e gerentes, e defina com clareza quais são as prioridades do dia. Vale a pena ter uma visão geral do ambiente de trabalho, acompanhar projetos (mesmo fora da sua área) para tentar buscar uma relação de prioridades para as tarefas que irá realizar.

4) Evite distrações

Dependendo do local de trabalho, é muito fácil se distrair e perder horas em bate-papos, na sala do café, jogando videogame, ouvindo música e cada parada impacta diretamente no tempo do trabalho, além dos minutos perdidos, ainda é preciso retomar a atenção e a organização da tarefa que estava executando. O coaching trabalha exatamente isso, a capacidade de se concentrar e evitar distrações.

Uma mão segurando um relógio de bolso
Ter uma administração do tempo te ajuda a realizar todas as tarefas do dia a dia e do trabalho

5) Preveja os imprevistos

É comum que durante o seu trabalho o telefone toque, os emails que você enviou sejam respondidos. Por isso, se você tentar realizar todas as suas tarefas sem deixá-las organizadas, vai acabar se atrasando.

Por isso, é muito importante que você separe um tempo e abra espaço na sua agenda para essas pequenas interrupções que podem acontecer durante o dia. 

Assim, é possível evitar que as suas tarefas acabem atrasadas e que você faça hora extra. Além de não haver a necessidade de você se planejar novamente e ficar desanimado com isso.

Administração do tempo no trabalho gera produtividade

6) Ferramentas digitais

Utilize o que há de melhor em tecnologia para administrar melhor o tempo no trabalho. Um bom exemplo é o e-mail. Ao invés de perder horas enviando recados para cada área ou equipe, concentre tudo em um e-mail e envie assim que concluir a mensagem.

+ Veja técnicas para melhorar a produtividade no trabalho

Existem também agendas online que avisam sobre compromissos e tarefas. O trello também é uma ótima ferramenta para gerenciar tarefas e equipes.

8) Delegue tarefas

Para quem é diretor ou gerente, pode ser difícil delegar tarefas importantes para outros funcionários. É complicado, mas é essencial! Trabalhar essa capacidade de gerenciar equipes e delegar responsabilidades traz benefícios diretos na administração do tempo no trabalho.

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9) Organização

Como está sua mesa de trabalho? Pode até parecer algo menos importante quando pensamos em dicas para administrar melhor o tempo no trabalho, mas manter a mesa organizada faz muita diferença. Principalmente na hora de realizar tarefas curtas e que exigem máxima urgência.

Qual o número de ramal da área de produção? Onde está aquela nota que precisamos emitir imediatamente? Organize sua mesa no começo e também no final da semana… Você notará imediatamente uma grande diferença.

10) Faça as atividades parecidas em sequência

Uma dica para te ajudar a administrar e otimizar o seu tempo de trabalho é procurar realizar todas as tarefas parecidas e/ou iguais  Dessa forma, você faz o seu tempo render muito mais.

Isso acontece porque quando você se familiariza com uma atividade por conta da repetição, o seu raciocínio e mãos fluem de forma mais natural. Por isso, quanto mais experiente você estiver na função, mais produtivo você será. 

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