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Gestão do tempo: veja técnicas para aumentar a produtividade

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Sabe aquela velha história de que tempo é dinheiro? É a mais pura verdade! Por isso, realizar uma gestão de tempo que seja eficiente é fundamental para qualquer pessoa.

Com as mudanças nas relações de trabalho e na sociedade como um todo, fica cada vez mais difícil organizar a agenda para dar conta de todos os compromissos.

Por isso, separamos algumas dicas para você gerenciar melhor seu tempo e aumentar sua produtividade no dia a dia.

Saber gerir o tempo de forma eficaz é o principal segredo de quem consegue alcançar suas metas.

Porém, para atingir um bom resultado é preciso fazer um planejamento listando não só as tarefas que precisam ser cumpridas, como um limite de tempo que será dedicado a cada uma delas.

Além disso, essas atividades devem ser organizadas por ordem de prioridade, sendo a tarefa mais difícil a primeira a ser realizada no dia.

Essa é uma estratégia para se manter motivado. Eliminando a tarefa mais difícil primeiro, você se sentirá mais tranquilo e disposto a cumprir todas as outras atividades.

Outro ponto importante é realizar uma tarefa de cada vez. O cérebro humano não está plenamente desenvolvido para ser multitarefa.

Quando você começa a realizar várias atividades ao mesmo tempo, não se concentra o suficiente em nenhuma delas.

Assim, existem duas possibilidades: ou deixa a tarefa pela metade ou não as realiza da melhor maneira que poderia. Então, a dica é: faça uma coisa de cada vez!

Conheça 3 técnicas de gestão do tempo no dia a dia

Ser produtivo não significa trabalhar muito, mas trabalhar melhor. Passar o dia inteiro no escritório ou abrir mão dos fins de semana para se dedicar mais ao trabalho só vai servir para te deixar exausto.

Desse modo, as chances de tomar decisões erradas e cometer erros aumentam e vamos combinar isso não seria nada produtivo, não é mesmo?

Algumas atitudes no dia a dia podem te ajudar a se sentir mais motivado e consequentemente se tornar mais produtivo.

teclado de notebook, caderno com caneta e xícara de café em preto e branco
Saber gerir a gestão de tempo é fundamental para organizar as tarefas do seu dia a dia

Manter o ambiente de trabalho organizado, usar ferramentas que auxiliem na execução das tarefas e reservar um tempo para descansar ou se dedicar a um hobby pode ajudar.

Mas você também pode usar algumas estratégias para aumentar sua performance e produzir mais e melhor durante seu horário de trabalho.

As técnicas pomodoro, GTD e a matriz de Einsehower são um exemplo de gestão do tempo. Então, entenda como funcionam essas estratégias e como elas podem te ajudar durante a semana de trabalho.

Técnica Pomodoro

A técnica inspirada nos despertadores usados para indicar o tempo de cozimento dos alimentos propõe que você divida seu tempo em quatro blocos, cada um composto por 25 minutos.

Funciona assim: a cada 25 minutos trabalhados, você faz uma pausa de cinco minutos. No fim de duas horas de trabalho, o intervalo poderá ser de 30 minutos.

O ponto chave dessa técnica é evitar distrações no momento do trabalho. Durante os intervalos você pode aproveitar para dar aquela olhadinha no Facebook ou enviar uma mensagem de texto.

Com o passar do tempo, você conseguirá aumentar a velocidade para realizar suas tarefas e sua capacidade de concentração. Além disso, conseguirá se livrar da procrastinação.

Get Things Done (GTD)

O Get Things Done ou “faça as coisas acontecerem” consiste em estruturar um planejamento das tarefas que precisam ser realizadas.

O exercício de elaborar esse plano ajuda a entender e organizar melhor a rotina.

O GTD tem um passo a passo bem simples de ser seguido:

1. Coletar: anotar todas as atividades a serem realizadas, desde as mais importantes até as mais corriqueiras;

2. Processar: categorizar as tarefas em graus de importância;

3. Organizar: alocar as tarefas de acordo com seus prazos e graus de importância, em uma agenda, aplicativo, onde for mais fácil para você;

4. Revisar: avaliar o andamento das tarefas e seus respectivos prazos

5. Executar: colocar a mão na massa.

Viu como é prático? Com as tarefas organizadas e compiladas em um único lugar fica mais fácil se lembrar dos prazos e identificar quais são as atividades mais importantes do dia.

Matriz de Einsehower

Essa técnica categoriza as tarefas em quatro níveis. Essa divisão ajuda você a identificar de maneira prática e rápida quais são as atividades mais importantes do dia.

As categorias são as seguintes:

– Importante e urgente (Faça imediatamente);

– Importante, mas não urgente (estabeleça um melhor momento para fazer);

– Urgente, mas não importante (Delegue a outra pessoa);

– Não urgente, não importante (Deixe para fazer quando estiver mais tranquilo).

A diferença entre importante e urgente está relacionada ao prazo para fazer as tarefas. As tarefas urgentes são aquelas cujos prazos estão mais perto de se encerrar.

Já as atividades importantes podem ou não ter um prazo fixado, mas ganham relevância porque são elas que irão te ajudar a alcançar seus objetivos.

Gestão de tempo: o que te faz perder?

Você já se perguntou o que te faz perder o seu tempo ou o que ajuda para que isso aconteça? Para o lado profissional ter uma gestão de tempo é fundamental. Afinal, a produtividade é medida pelos resultados de cada trabalhador.

Um exemplo é que os resultados positivos significam que existia uma atenção focada nas atividades. Enquanto, os negativos exigem que as prioridades sejam revistas para que o colaborador volte a ser produtivo.

pessoa com blusa branca e relógio trabalhando no notebook
Independente de qual é o seu trabalho, ter gestão de tempo te ajuda nas atividades

Oo desperdício de tempo pode ser dividido em duas origens: os autogerados e os gerados pelo ambiente. Não entendeu muito bem? Vamos a um exemplo: quantas mensagens você já respondeu hoje no Whatsapp?

+ Conheça 5 aplicativos que te ajudam a aumentar a produtividade no trabalho

Quer mais exemplos? Separamos uma lista com os principais desperdícios que você comete no seu dia a dia. Confira!

Procrastinação

Pare e pense: o quanto você adia as suas ações? É muito comum que as pessoas fiquem adiando planos e sonhos, o mesmo acontece com as atividades de casa e trabalho. Mas fique atento, pois isso pode impedir o funcionamento do seu dia a dia e das suas ações.

Desorganização

Esse é mais um fator que pode impedir que você tenha uma boa gestão de tempo. O seu local de trabalho precisa ser funcional e limpo, você precisa conseguir encontrar tudo o que precisa de forma fácil.

Ladrões de tempo

Esse aqui é bem fácil de ser notado. Afinal, quem nunca fez uma pausa no trabalho de 10 minutos e foi olhar as redes sociais e acabou ficando muito mais tempo? Hoje em dia é muito fácil cometer esse tipo de distração.

Mas também existem os desperdícios gerados pelo ambiente. Alguns exemplos são as reuniões com de trabalhos, conversas paralelas, relatórios sem utilização prática e visitas desnecessárias.

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