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Guia rápido de como escrever uma carta de reclamação

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Escrever é uma tarefa relativamente fácil, ainda mais por ser algo que se pratica, teoricamente, desde a infância. Mas elaborar uma carta de reclamação precisa de alguns detalhes mais específicos.

Muita gente se desespera pelo fato de achar que é muito complicada e diferente de uma carta normal. Porém, no final de tudo, é mais simples do que parece.

Para ajudar a tirar as suas dúvidas, confira abaixo um passo a passo para escrever uma carta de reclamação. Veja como é fácil!

O que é uma carta de reclamação?

Primeiramente é preciso entender o que é uma carta reclamação para depois aprender como redigi-la e formatá-la.

O documento consiste em uma carta que descreve um problema ocorrido a um destinatário que tem como objetivo resolvê-lo.

Acima de tudo, a carta de reclamação tem como característica ser um texto persuasivo. Pois tentará convencer aquele que estiver lendo sobre o fato ocorrido.

Além disso, precisa convencê-lo a encontrar uma solução para o que foi apontado na carta.

+ Saiba também como reclamar uma cobrança bancária indevida.

Quais as formas de escrever o texto?

Existem diversas formas de escrever uma carta desse tipo. Até porque elas podem ser direcionadas para diversas áreas e setores.

Então, se você está pretendendo realizar uma crítica sobre um determinado produto ou até mesmo um serviço, confira algumas dicas.

– Envie a carta para o SAC da empresa em questão:

É importante encaminhar a sua crítica ao local correto, nesse caso o Serviço de Atendimento ao Consumidor (SAC). Pois é esse o setor que cuida das reclamações dos clientes com a finalidade de melhorar o serviço prestado.

Algumas informações importantes: inicie a sua carta com a expressão “Caro Sr., Sra., ou Srta.” e posteriormente com o nome. Caso não saiba o nome da pessoa, escreva somente “Prezado senhor ou senhora”.

Evite enrolar e vá direto ao ponto

Inicie o seu texto falando sobre a sua reclamação, informando o maior número de informações sobre o ocorrido. É importante que os dados necessários sejam fornecidos para que o problema seja resolvido.

+ Aprenda a fazer reclamações no Banco Central

Por isso coloque data, hora e até mesmo local. Além de tentar ser o mais sucinto possível, para ficar claro o motivo de escrever uma carta de reclamação.

Anexe os documentos e especifique qual é a melhor solução

Encaminhe todos os documentos necessários. E ao escrever a carta de reclamação especifique a maneira como o problema poderá ser resolvido.

Um exemplo é falar se prefere o reembolso ou a troca do produto, caso essa seja a questão.

Qual é a estrutura do texto?

A carta de reclamação tem uma estrutura específica e precisa ser organizada para manter o aspecto formal. É preciso tomar cuidado e não fazê-la de qualquer jeito.

Confira quais são as informações que precisam estar contidas nela:

  • Identificação do remetente, como nome completo e endereço;
  • Data e local de quando e onde a carta foi escrita;
  • Identificação do destinatário, como nome completo/empresa e endereço;
  • Assinatura manual;
  • Anexos e documentos, caso for colocar alguma prova do ocorrido;
  • Texto digitalizado.

Quais itens uma carta de reclamação eficaz deve ter?

Para uma carta de reclamação ser considerada eficaz, com as principais características e pronta para ser enviada ao destinatário, ela deve ser formulada pensando no destinatário e dirigida até ele, não por terceiros.

É mais que recomendado apenas basear as fundamentações em fatos e ocorridos que sejam comprovadamente verdadeiros. É preciso, também, apresentar uma linguagem clara, breve e concisa.

pessoa escrevendo uma carta em uma mesa de escritório
Saber escrever uma carta de reclamação é fundamental

Ainda é pedido que uma carta de reclamação tenha um cuidado relativo e busque uma forma de tratamento adequada. Sendo assim, evite qualquer tipo de indelicadeza ou tom ofensivo.

A estrutura do texto deve ser composta por:

  • Saudação;
  • Exposição do assunto;
  • Fundamentação dos direitos e reclamações;
  • Pedido de reparação e/ou concessão;
  • Despedida.

Importante!

Para fazer uma carta de reclamação, o autor deve selecionar, previamente, todas as informações necessárias ao gênero e ao problema que será relatado.

Sendo assim, é necessário identificar o destinatário adequado para receber a mensagem, localizar nome, função e instituição. Em seguida, avalie todos os argumentos pertinentes para o texto bem como os anexos que possam ser utilizados.

Passo a passo para realizar uma carta de reclamação

Está precisando fazer uma carta de reclamação e não sabe por onde começar? A primeira coisa é reunir todas as informações necessárias e importantes ao problema que será relatado. 

Pesquise, por exemplo, o destinatário correto para enviar a carta de reclamação, nome e função do responsável. Depois avalie os melhores argumentos para utilizar no seu texto, assim como as fotos e documentos de anexos.

Para te ajudar, o FinanceOne preparou um passo a passo. Confira! 

1º passo: comece o texto com a marcação de local e data (opcional) e nome da instituição (se houver);

2º passo: insira o nome do destinatário e as informações adicionais sobre ele, como o cargo ocupado e/ou o nome da instituição ou departamento em que trabalha.

3º passo: lembre-se de utilizar o vocativo adequado à circunstância e à posição hierárquica do destinatário;

4º passo: inicie o corpo do texto se com uma breve apresentação sua e comece a relatar o problema que gerou a insatisfação do produto e/ou serviço;

5º passo: aprofunde os seus argumentos e detalhes que mostrem a real situação do que aconteceu;

6º passo: conclua com um desfecho e uma solicitação de ajuda, que pode ser opcional

7º passo: insira uma despedida, assine com próprio punho e coloque o local e a data

Dicas para escrever uma boa carta de reclamação

Agora que você já sabe o que é uma carta de reclamação, o que deve conter, como escrever e a estrutura adequada, está na hora de conferir algumas dicas.

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Elas te ajudarão a seguir o caminho correto para que a sua solicitação de fato seja atendida. 

  • Reflita sobre a sua reclamação e considere todos os pontos que deverão ser abordados no momento de escrever a carta. Não se esqueça de conferir se colocou todos os seus dados, como nome, telefone para contato e endereço.
  • Releia a carta quantas vezes achar necessário. Dessa forma terá certeza que não se esqueceu de nenhuma informação importante e que ela está de fácil entendimento.
  • Não utilize palavrões, prefira sempre manter a calma enquanto escreve a carta de reclamação. Use palavras diretas e descritivas para explicar o ocorrido.
  • Tenha guardadas todas as cópias de documentos importantes e até mesmo da carta que você enviou para a empresa.
  • Para evitar mais aborrecimentos, busque sempre um acordo informal. Isso porque ações judiciais podem custar mais caro e levar mais tempo para o problema em questão ser solucionado.

Viu, só? No final das contas, escrever uma carta de reclamação não é tão difícil como parece, não é? Seguindo as nossas dicas, você conseguirá redigir uma.

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5 COMENTÁRIOS

  1. Gostaria de obter um modelo de Carta de Reclamação, pedindo esclarecimento sobre um consignado, que fizeram e depositaram i valor em uma conta inexistente e estão me cobrando por isso

  2. Gostaria de fazer uma reclamação da empresa Tim!! Estou tentando cancelar meu plano desde de dezembro!! E nada! Svou pagar mais nada!!ó me dão desculpa esfarrapadas!! Não

  3. Não pago nem mais um centavo para Tim! Estou tentando cancelar meu plano desde de dezembro!! Não aguento mais tanta informação errada!! Pior besteira que fiz na vida foi ser cliente da Tim!!

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