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Passo a passo para escrever uma carta de reclamação

Escrito por: Mateus Carvalho em 18 de julho de 2018

Escrever é uma tarefa relativamente fácil, ainda mais por ser algo que se pratica desde a infância. No entanto, escrever uma carta de reclamação precisa de alguns detalhes bem mais específicos do que se imagina. Você já precisou escrever uma alguma vez?

Se a resposta foi sim, teve dificuldade? Muita gente se desespera pelo fato de achar que uma carta de reclamação é muito complicada de elaborar e diferente de uma carta normal, com muitos detalhes. Mas, no final de tudo, é mais simples do que parece.

carta de reclamação
Saber como escrever uma carta de reclamação é fundamental

Para ajudar a tirar as suas dúvidas e ajudar posteriormente quando precisar elaborar o seu ofício, confira abaixo um passo a passo para escrever uma carta de reclamação. Veja como é fácil!

O que é uma carta de reclamação?

Primeiramente é preciso entender o que é uma carta reclamação para depois começar a aprender como redigi-la e formatá-la.

O documento consiste em uma carta que descreve um problema ocorrido a um destinatário que tem como resolvê-lo. Saiba também como reclamar uma cobrança bancária indevida.

Acima de tudo, a carta de reclamação tem como característica ser um texto persuasivo, pois tentará convencer aquele que estiver lendo sobre o fato ocorrido. Além disso, precisa convencê-lo a encontrar uma solução para o que foi apontado na carta.

Formas de escrever uma carta de reclamação

Existem diversas formas de escrever uma carta de reclamação, até porque elas podem ser direcionadas para diversas áreas e setores. Então, se você está pretendendo realizar uma crítica sobre um determinado produto ou até mesmo um serviço, confira algumas dicas.

– Envie a carta de reclamação para o SAC da empresa em questão

É importante encaminhar a sua crítica ao local correto, nesse caso o SAC. Pois é esse o setor que cuida das reclamações dos clientes com a finalidade de melhorar o serviço prestado. Algumas informações importantes: inicie a sua carta com a expressão “Caro Sr., Sra., ou Srta.” e posteriormente com o nome. Caso não saiba o nome da pessoa, escreva somente “Prezado senhor ou senhora”.

Evite enrolar e vá direto ao ponto

Inicie o seu texto falando sobre a sua reclamação, informando o maior número de informações sobre o ocorrido. É importante que os dados necessários sejam fornecidos para que o problema em questão seja resolvido. Por isso, coloque data, hora e até mesmo local do ocorrido. Além disso, tente ser o mais sucinto possível, para ficar claro o motivo de escrever uma carta de reclamação.

Anexe os documentos e especifique qual é a melhor solução

Encaminhe todos os documentos necessários para que o seu problema seja resolvido o mais rápido possível. Além disso, ao escrever a carta de reclamação especifique a maneira como o problema poderá ser resolvido. Um exemplo é falar se prefere o reembolso ou a troca do produto, caso essa seja a questão.

Qual é a estrutura de uma carta de reclamação?

A carta de reclamação tem uma estrutura específica e precisa ser organizada para manter o aspecto formal. É preciso tomar cuidado e não fazê-la de qualquer jeito.

Confira quais são as informações que precisam estar contidas nela:

– Identificação do remetente, como nome completo e endereço;

– Identificação do destinatário, como nome completo/empresa e endereço;

– Data e local de quando e onde a carta foi escrita;

– Assinatura manual;

– Anexos e documentos, caso for colocar alguma prova do ocorrido;

– Texto digitalizado.

O que uma carta de reclamação eficaz deve ter

Para uma carta de reclamação ser considerada eficaz, com as principais características e pronta para ser enviada ao destinatário, ela deve ser formulada pensando no destinatário e dirigida até ele, não por terceiros.

Além disso, é mais que recomendado apenas basear as fundamentações em fatos e ocorridos que sejam comprovadamentes verdadeiros. É preciso, também, apresentar uma linguagem clara, breve e concisa.

É pedido ainda que uma carta de reclamação tenha um cuidado relativo e busque uma forma de tratamento adequada. Sendo assim, evite qualquer tipo de indelicadeza ou tom ofensivo.

A carta de reclamação deve ser composta por:

– Saudação;

– Exposição do assunto;

– Fundamentação dos direitos e reclamações;

– Pedido de reparação e/ou concessão;

– Despedida.

Dicas para escrever uma carta de reclamação

Agora que você já sabe o que é uma carta de reclamação, o que deve conter, como escrever e a estrutura adequada, está na hora de você conferir algumas dicas. Elas te ajudarão a seguir o caminho correto para que a sua solicitação de fato seja atendida. Confira!

– Reflita sobre a sua reclamação e considere todos os pontos que deverão ser abordados no momento de escrever a carta. Não se esqueça de conferir se colocou todos os seus dados, como nome, telefone para contato e endereço.

– Releia a carta quantas vezes achar necessário. Dessa forma, você terá certeza que não esqueceu de nenhuma informação importante e que ela está de fácil entendimento.

– Mandar uma carta de reclamação escrita a próprio punho tem mais efeito do que um e-mail ou fax.

– Não utilize palavrões, prefira sempre manter a calma enquanto escreve a carta de reclamação. Use palavras diretas e descritivas para explicar o ocorrido.

– Tenha guardadas todas as cópias de documentos importantes e até mesmo da carta que você enviou para a empresa.

– Para evitar mais aborrecimentos, busque sempre um acordo informal. Isso porque ações judiciais podem custar mais caro e levar mais tempo para o problema em questão ser solucionado.

Mateus Carvalho

Jornalista formado pela Unicarioca. Atualmente, repórter da Folha Dirigida e produtor de conteúdo no FinanceOne. Já fui colaborador do Torcedores.com.

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