Guia rápido de como escrever uma carta de reclamação

Escrever é uma tarefa relativamente fácil para algumas pessoas, ainda mais por ser algo que se pratica, teoricamente, desde a infância. Mas elaborar uma carta de reclamação precisa de alguns detalhes mais específicos.

Muita gente se desespera pelo fato de achar que é muito complicado e diferente de uma carta normal. Porém, no final de tudo, é mais simples do que parece.

Para ajudar a tirar as suas dúvidas, confira abaixo um passo a passo para escrever uma carta de reclamação. Veja como é fácil!

O que é uma carta de reclamação?

Primeiramente é preciso entender o que é uma carta reclamação para depois aprender como redigi-la e formatá-la.

O documento consiste em uma carta que descreve um problema ocorrido a um destinatário que tem como objetivo resolvê-lo.

Acima de tudo, a carta de reclamação tem como característica ser um texto persuasivo, já que tentará tentará convencer aquele que estiver lendo sobre o fato ocorrido.

Além disso, precisa convencê-lo a encontrar uma solução para o que foi apontado na carta.

+ Saiba também como reclamar uma cobrança bancária indevida.

Quais as formas de escrever o texto da carta?

Existem diversas formas de escrever uma carta desse tipo. Até porque elas podem ser direcionadas para diversas áreas e setores.

Então, se você está pretendendo realizar uma crítica sobre um determinado produto ou até mesmo um serviço, confira algumas dicas.

Envie a carta para o SAC da empresa em questão

É importante encaminhar a sua crítica ao local correto, nesse caso o Serviço de Atendimento ao Consumidor (SAC). Pois é esse o setor que cuida das reclamações dos clientes com a finalidade de melhorar o serviço prestado.

Algumas informações importantes: inicie a sua carta com a expressão “Caro Sr., Sra., ou Srta.” e posteriormente com o nome. Caso não saiba o nome da pessoa, escreva somente “Prezado senhor ou senhora”.

Evite enrolar e vá direto ao ponto

Inicie o seu texto falando sobre a sua reclamação, informando o maior número de informações sobre o ocorrido. É importante que os dados necessários sejam fornecidos para que o problema seja resolvido.

+ Aprenda a fazer reclamações no Banco Central

Por isso coloque data, hora e até mesmo local. Além de tentar ser o mais sucinto possível, para ficar claro o motivo de escrever uma carta de reclamação.

Anexe os documentos e especifique qual é a melhor solução

Encaminhe todos os documentos necessários. Além disso, ao escrever a carta de reclamação especifique a maneira como o problema poderá ser resolvido.

Um exemplo é falar se prefere o reembolso ou a troca do produto, caso essa seja a questão.

Como deve ser a estrutura do texto para uma carta reclamação?

A carta de reclamação tem uma estrutura específica e precisa ser organizada para manter o aspecto formal. É preciso tomar cuidado e não fazê-la de qualquer jeito.

Confira quais são as informações que precisam estar contidas nela:

• Identificação do remetente, como nome completo e endereço;
• Data e local de quando e onde a carta foi escrita;
• Identificação do destinatário, como nome completo/empresa e endereço;
• Assinatura manual;
• Anexos e documentos, caso for colocar alguma prova do ocorrido;
• Texto digitalizado.

Quais itens uma carta de reclamação eficaz deve ter?

Para uma carta de reclamação ser considerada eficaz, com as principais características e pronta para ser enviada ao destinatário, ela deve ser formulada pensando no destinatário e dirigida até ele, não por terceiros.

É mais que recomendado apenas basear as fundamentações em fatos e ocorridos que sejam comprovadamente verdadeiros. É preciso, também, apresentar uma linguagem clara, breve e concisa.

Ainda é pedido que uma carta de reclamação tenha um cuidado relativo e busque uma forma de tratamento adequada. Sendo assim, evite qualquer tipo de indelicadeza ou tom ofensivo.

A estrutura do texto deve ser composta por:

• Saudação;
• Exposição do assunto;
• Fundamentação dos direitos e reclamações;
• Pedido de reparação e/ou concessão;
• Despedida.

Além desses itens citados acima, para fazer uma carta de reclamação, o autor deve selecionar, previamente, todas as informações necessárias ao gênero e ao problema que será relatado.

Sendo assim, é necessário identificar o destinatário adequado para receber a mensagem, localizar nome, função e instituição. Em seguida, avalie todos os argumentos pertinentes para o texto bem como os anexos que possam ser utilizados.

Passo a passo para realizar uma carta de reclamação

Está precisando fazer uma carta de reclamação e não sabe por onde começar? A primeira coisa é reunir todas as informações necessárias e importantes ao problema que será relatado. 

Pesquise, por exemplo, o destinatário correto para enviar a carta de reclamação, nome e função do responsável. Depois avalie os melhores argumentos para utilizar no seu texto, assim como as fotos e documentos de anexos.

Para te ajudar, o FinanceOne preparou um passo a passo. Confira! 

1º passo: comece o texto com a marcação de local e data (opcional) e nome da instituição (se houver);

2º passo: insira o nome do destinatário e as informações adicionais sobre ele, como o cargo ocupado e/ou o nome da instituição ou departamento em que trabalha.

3º passo: lembre-se de utilizar o vocativo adequado à circunstância e à posição hierárquica do destinatário;

4º passo: inicie o corpo do texto se com uma breve apresentação sua e comece a relatar o problema que gerou a insatisfação do produto e/ou serviço;

5º passo: aprofunde os seus argumentos e detalhes que mostrem a real situação do que aconteceu;

6º passo: conclua com um desfecho e uma solicitação de ajuda, que pode ser opcional

7º passo: insira uma despedida, assine com próprio punho e coloque o local e a data

Dicas para escrever uma boa carta de reclamação

Agora que você já sabe o que é uma carta de reclamação, o que deve conter, como escrever e a estrutura adequada, está na hora de conferir algumas dicas.

+ Saiba quais são os seus direitos em caso de atraso na entrega de produtos

Elas te ajudarão a seguir o caminho correto para que a sua solicitação de fato seja atendida. 

• Reflita sobre a sua reclamação e considere todos os pontos que deverão ser abordados no momento de escrever a carta. Não se esqueça de conferir se colocou todos os seus dados, como nome, telefone para contato e endereço.
• Releia a carta quantas vezes achar necessário. Dessa forma terá certeza que não se esqueceu de nenhuma informação importante e que ela está de fácil entendimento.
• Não utilize palavrões, prefira sempre manter a calma enquanto escreve a carta de reclamação. Use palavras diretas e descritivas para explicar o ocorrido.
• Tenha guardadas todas as cópias de documentos importantes e até mesmo da carta que você enviou para a empresa.
• Para evitar mais aborrecimentos, busque sempre um acordo informal. Isso porque ações judiciais podem custar mais caro e levar mais tempo para o problema em questão ser solucionado.

Viu, só? No final das contas, escrever uma carta de reclamação não é tão difícil como parece, não é? Seguindo as nossas dicas, você conseguirá redigir uma.

Gostou do conteúdo? Então compartilhe em suas redes sociais e ajude outras pessoas a descobrirem como redigir uma carta de reclamação.